ASM KENCANA ( SEKRETARIS PROFISIONAL )

Pengertian Skretaris

Sekretaris berasal dari Bahasa Latin    : Secretum yang artinya rahasia

Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia

Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.

Beberapa Definisi Skretaris

•  Professional Secretaries International (PSI) : Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.

•  Betty Hutchinson dan Carol Milano : Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

Apa yang ada pada bayangan Anda ketika mendengar kata sekretaris? Ketika mendengar kata sekretaris tentunya sebagian besar orang mengatakan bahwa seorang wanita cantik dengan penampilan yang rapi dan selalu berada di kantor dengan membawa map atau beberapa helai kertas untuk sang pemimpin.

Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan

.

Kreterial Sekretaris

Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui kompetensinya dengan cara MMTTCM yaitu :

•  Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris
•  Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya
•  Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi
•  Terampil dalam mengelola kantor
•  Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain
•  Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasiona.

Anggapan tentang sekretaris itu memang benar karena sekretaris merupakan seseorang yang membantu pekerjaan bos atau pemimpin. Selain itu, sekretaris juga terkadang diberi kepercayaan untuk mengetahui dan menjaga rahasia perusahaan karena dirinya berhubungan langsung dengan bos atau pemimpin.

Keberadaan sekretaris cukup penting bagi sebuah perusahaan. Tanpa adanya sekretaris, pimpinan perusahaan akan sulit fokus pada pekerjaan-pekerjaan besar sebagai seorang pemimpin sehingga harus ada sekretaris yang bisa mengurusi berbagai keperluan-keperluan “Kecil” sang pemimpin.

Untuk bisa mengurusi segala urusan perusahaan dengan baik, seorang sekretaris harus profesional. Namun, ketahuilah bahwa sekretaris profesional itu tak harus wanita cantik yang berpenampilan menarik. Seorang pria pun juga bisa menjadi sekretaris profesional.

Tips Skretaris Profisional

Bagi Anda yang ingin menjadi sekretaris profesional, berikut tips yang bisa diberikan

• Memiliki kepribadian yang baik : Seorang sekretaris bukan hanya harus berpenampilan menarik, tapi juga harus memiliki kepribadian yang baik. Seorang sekretaris profesional harus ramah, baik, dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada bos saja, tapi sekretaris juga harus menunjukkan kepribadian yang baik kepada relasi atau kawan sekantor.

• Memiliki etika yang baik : Selain memiliki kepribadian yang baik, seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik. Etika yang baik itu, seperti baik dalam hal berbicara, makan, duduk, dan lain sebagainya. Etika yang baik itu harus dimiliki oleh seorang sekretaris karena berkaitan dengan citra perusahaan.

• Pandai bicara di depan publik : Terkadang, sekretaris diminta untuk menemani pemimpin untuk melakukan presentasi menggantikan dirinya. Untuk itu, seorang sekretaris harus bisa belajar bicara yang baik di depan publik atau pada saat meeting.

• Membuat citra baik untuk perusahaan : Citra perusahaan merupakan hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris merupakan tangan kanan sang pemimpin perusahaan, dirinya harus menampilkan citra perusahaan yang baik. Buatlah citra perusahaan baik di hadapan perusahaan yang lain atau publik.

• Pandai menjaga rahasia : Seorang sekretaris terkadang juga diberi kepercayaan oleh pemimpin untuk mengetahui dan menjaga rahasia perusahaan. Hal tersebut dikarenakan sekretaris selalu berhubungan dan mengetahui apapun yang dikerjakan oleh sang pemimpin. Untuk itu, seorang sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi pemimpin.

• Mengerti teknologi : Seorang sekretaris bukan hanya pandai berdandan, tapi harus juga mengerti teknologi. Dengan mengerti teknologi tentunya akan memudahkan seorang sekretaris untuk mendapatkan informasi, menerima atau mengirim email, dan lain sebagainya.

• Mengerti accounting dan pembukuan : Sekretaris juga harus mengerti accounting dan pembukuan. Hal tersebut harus dikuasai agar bisa melakukan pembukuan kantor. Dengan menguasai hal tersebut, tentunya Anda bisa menjadi seorang sekretaris profesional.

• Harus bisa bahasa asing : Menguasai bahasa asing menjadi nilai tambah jika dimiliki oleh seorang sekretaris. Terkadang, atasan meminta seorang sekretaris untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

Itulah cara menjadi seorang sekretaris yang profesional. Untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional sebaiknya jangan suka bergosip. Hal tersebut dikarenakan akan sangat berbahaya bagi kariernya karena sekretaris mengetahui rahasia perusahaan dan rahasia pemimpin. Bagaimana, Anda berminat untuk menjadi sekretaris profesional?

Penjabarannya adalah sebagai berikut :

• Team Work : mampu bekerja sama dalam team.boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada  keberhasilan dan kelebihan orang lain.    
• Positif Thinking : Komponen yang positif pada first impressionSebut nama lawan bicara And Sambut tamu di pintu ruang And Tersenyum ketika berjumpa dengan tamuSalam dan mengulurkan tanganJangan bicara terlalu pesan / keras keramahan kepada setiap orang
• Good reminder : Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
• Discrete : Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan
• Tactful : Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.Tanggung jawab dalam bekerjaSeorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.

Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.

Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.

Pengetahuan Seorang Skretaris

Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :

•  Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja
•  Pengetahuan akan produk dari perusahaan
•  Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
•  Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan

Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :

• Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
• Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
• Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :

• Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman
• Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
• Memahami emosi orang lain

Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:

• Pengambilan keputusan
• Kepemimpina
• Kepuasan pelanggan
• Kerjasama dan saling percaya

Demikianlah Artikel Untuk Menjadi Skretaris Yang Profisional ( Mr.Darsono,SE.,MM )